Darf ich eigentlich? Krank­mel­dung per E-Mail: Ist das erlaubt?

Bei einer Arbeitsunfähigkeit muss der Arbeitgeber möglichst schnell informiert werden. Rein rechtlich gesehen ist auch eine Krankmeldung per E-Mail zulässig – es gibt dabei jedoch einiges zu beachten.

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Keine gesetz­li­che Ein­schrän­kung für erste Krank­mel­dung per Telefon, E-Mail oder WhatsApp

Wenn du morgens feststellst, dass du krank bist und nicht zum Dienst erscheinen kannst, musst du dem Arbeitgeber umgehend Bescheid geben. Das ist wichtig,damit die Firma sich gegebenenfalls um eine Vertretung für dich kümmern kann.

Mit welchem Kommunikationsmittel du dich krank meldest, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG oder EFZG) macht keinen Unterschied zwischen Telefonat, E-Mail, SMS oder WhatsApp-Nachricht – theoretisch ist alles erlaubt. § 5 EFZG regelt in diesem Punkt nur, dass Arbeitnehmer verpflichtet sind, „die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen”.

Entscheidend ist also, dass dein Vorgesetzter oder die Personalabteilung die Nachricht tatsächlich erhält – und das spätestens zu dem Zeitpunkt, an dem du normalerweise mit der Arbeit beginnen würdest. Daher kommt es darauf an, welcher Kommunikationsweg bei euch auf der Arbeit der gängigste ist: Telefon, E-Mail oder Messenger. Möglicherweise gilt auch eine unternehmensweite Vorgabe, auf welchem Weg die erste Krankmeldung erfolgen muss. Oder es gibt abteilungsinterne Regelungen.

Das ist zu beachten, wenn du dich per E-Mail krank­mel­den möchtest

Eine Krankmeldung per E-Mail einreichen zu können, ist einerseits sehr praktisch: Du kannst die Nachricht schon früh am Morgen noch vor Arbeitsbeginn übermitteln. Vielleicht sogar noch am Vorabend, wenn du dich dann schon nicht gut fühlst. Allerdings weißt du dann nicht mit Sicherheit, ob sie rechtzeitig gelesen wird. Möglicherweise hat dein Vorgesetzter gleich morgens einen Termin und kommt gar nicht dazu, vorher die Mails zu checken. Gewissheit hast du in diesem Fall erst dann, wenn du eine Antwort auf deine Mail bekommst.

Ob du also deine Krankmeldung per E-Mail, SMS, Messenger oder Telefon einreichst, hängt davon ab, auf welchem Weg die Nachricht deinen Vorgesetzten nach deiner Erfahrung am schnellsten und am sichersten erreicht. Kannst du nicht einschätzen, wann genau die E-Mails abgerufen werden, dann solltest du besser zum Telefon greifen. Sonst riskierst du, deiner gesetzlichen Pflicht zur sofortigen Krankmeldung nicht nachzukommen. Zusätzlich droht möglicherweise Ärger mit dem Chef.

Wichtig ist, dass aus der Nachricht klar hervorgeht, dass es dir aus gesundheitlichen Gründen nicht möglich ist, deine beruflichen Aufgaben zu erfüllen. Und im Idealfall gibst du auch gleich eine grobe Einschätzung ab, wann du wieder einsatzfähig bist. So kann dein Arbeitgeber besser planen. Je nachdem, wie das persönliche Verhältnis zum Vorgesetzten ist, kannst du freiwillig erklären, woran du erkrankt bist. Verpflichtet bist du dazu jedoch nicht.

Mehrere Tage krank: Arbeits­un­fä­hig­keits­be­schei­ni­gung (AU) nicht vergessen

Der Arbeitgeber ist über deinen krankheitsbedingten Ausfall informiert – damit hast du schon mal eine wichtige Pflicht erfüllt. Bist du aber länger krank, musst du außerdem eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vom Arzt einreichen. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) nimmt gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern dabei seit Januar 2023 einige lästige Wege ab und sorgt dafür, dass sie sich keine Gedanken mehr darüber machen müssen, wie die Krankschreibung von der Arztpraxis in die Firma kommt.

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