So geht's richtig Wenn Arbeit­ge­ber Tank­gut­schei­ne statt Lohn anbieten: Ist das erlaubt?

Geldwerte Vorteile sind ein beliebter Bonus zum Gehalt, um Mitarbeiter zu motivieren und zu belohnen. Dabei handelt es um eine sogenannte Nettolohnoptimierung. Die können Arbeitgeber mit ihren Beschäftigten vereinbaren. Diese erhalten dann einen Teil ihres Gehalts in Form von Zuschüssen oder Vergünstigungen, etwa Tankgutscheinen. Weil so das Arbeitsentgelt sinkt, zahlen sowohl Unternehmen als auch Belegschaft weniger Lohnsteuer und Sozialabgaben. 

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Gut­schei­ne: Nur steu­er­frei, wenn dadurch kein Gehalt gespart wird

Der Nettolohnoptimierung setzt der Gesetzgeber allerdings enge Grenzen. Wie eng, zeigte ein Urteil des Bundessozialgerichts (BSG) im Februar 2021.

• In dem Fall hatte die Leitung eines Möbel­hau­ses mit den Mit­ar­bei­tern für das Jahr 2010 indi­vi­du­el­le Lohnverzichte 
• Zum Ausgleich für das geringere Gehalt bekamen sie monatlich jeweils einen Tank­gut­schein (Wert: 40 Euro) von ihrem Arbeitgeber.
• Außerdem zahlte er ihnen eine Monats­mie­te in Höhe von 21 Euro für Wer­be­flä­chen, die ihm die Beschäf­tig­ten auf ihren Pri­vat­fahr­zeu­gen überließen.

Mit diesem “Steuersparmodell” war der Rentenversicherungsträger jedoch nicht einverstanden und stellte eine Beitragsnachforderung. Dazu war das Unternehmen nicht bereit und klagte. Der Rechtsweg führte bis zum BSG. Dessen 12. Senat entschied, dass das Möbelhaus 13.000 Euro nachzahlen müsse (AZ B 12 R 21/18 R).

Die Begründung: Eine Befreiung von Steuern und Sozialabgaben wäre nur legal gewesen, wenn das Unternehmen Tankgutscheine und Werbeflächenmiete nicht statt, sondern zusätzlich zum Gehalt gewährt hätte. Hier aber ging es um einen Lohnverzicht, der mit Sachleistungen ausgeglichen werden sollte.

Das Urteil dürfte für viele Unternehmen von Interesse sein, denn Gehaltsextras wie ein Tankgutschein sind sehr populär. Diese und ähnliche Sachbezüge sind laut § 8 Absatz 2 Einkommensteuergesetz (EStG) nämlich bis zu einer monatlichen Bagatellgrenze von 44 Euro steuerfrei. Allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen. Die wurden 2019 und 2020 in den Jahressteuergesetzen neu festgelegt – und damit komplizierter.

Was sind Sach­leis­tun­gen des Arbeitgebers?

Seit den gesetzlichen Reformen müssen Arbeitgeber genauer hinsehen, wenn sie steuerfreie Gutscheine ausgeben wollen. Die monatliche Bagatellgrenze von 44 Euro (ab 2022: 50 Euro) besteht zwar weiterhin, ist allein aber kein sicheres Kriterium mehr. Entscheidend ist hier zunächst die Frage, was Sachleistungen sind und was nicht.

Als steuerfreie Sachleistungen oder Sachbezüge gelten Einnahmen, die nicht in Form von Geld gewährt werden. Dazu zählen sogenannte geldwerte Vorteile wie Gutscheine, die zusätzlich auf den Arbeitslohn kommen.

Die Formulierung "zusätzlich zum Arbeitslohn” im Jahressteuergesetz ist folgendermaßen zu verstehen:

• Die Sach­leis­tung wird weder auf den Anspruch auf Arbeits­lohn ange­rech­net noch ver­min­dert sie ihn.
• Sie wird nicht anstelle einer bereits ver­ein­bar­ten künftigen Erhöhung des Arbeits­lohns gewährt.
• Und wenn sie zurück­ge­nom­men wird, darf der Arbeits­lohn nicht erhöht werden.

Keine Sachleistungen, sondern steuerpflichtige Bezüge sind nach dem EStG “zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten”. Dazu einige Beispiele:

• Eine zweck­ge­bun­de­ne Geld­leis­tung ist gegeben, wenn der Arbeit­ge­ber einem Mit­ar­bei­ter zum Beispiel 44 Euro in die Hand drückt, damit er sich davon etwas Bestimm­tes (zum Beispiel Benzin) kauft.
• Eine nach­träg­li­che Kos­ten­er­stat­tung liegt vor, wenn ein Mit­ar­bei­ter zunächst aus eigener Tasche für 44 Euro tankt und der Arbeit­ge­ber ihm den Betrag später ersetzt.
• Um ein Geld­sur­ro­gat handelt es sich, wenn der Arbeit­ge­ber einem Mit­ar­bei­ter eine Geldkarte gibt und diese für ihn monatlich mit 44 Euro zum Abheben auflädt.

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Wann sind Tank­gut­schei­ne und Co. vom Arbeit­ge­ber steuerfrei?

Gutscheine gehören also zu den Sachbezügen. Doch von der Steuerpflicht sind sie trotzdem nicht automatisch befreit. Das ist erst der Fall, wenn sie nur gegen Waren und Dienstleistungen eingetauscht werden können und zusätzlich den Regeln des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) entsprechen.

Das ZAG erkennt drei Formen von Gutscheinen und Geldkarten als abgabenfrei an:

• Sie lassen sich nur in einem begrenz­ten Netz einlösen. Das heißt z. B., innerhalb einzelner Shops, einer bestimm­ten Laden­ket­te oder in den Geschäf­ten einer Region.
• Sie gelten für eine beschränk­te Pro­dukt­aus­wahl. Etwa nur für Treib­stoff (Tank­gut­schein), Bücher, Kino­ti­ckets oder ein Fitnessstudio.
• Sie sind beschränkt auf bestimmte soziale oder steu­er­li­che Zwecke wie Essensmarken.

Möchtest du dir als Arbeitgeber sicher sein, dass die Gutscheine oder sonstigen Sachleistungen für deine Mitarbeiter nach den neuen Bestimmungen steuerfrei sind, dann solltest du im Zweifel deinen Steuerberater einschalten. Alternativ wendest du dich an dein Finanzamt und bittest um die Erteilung einer kostenlosen Anrufungsauskunft nach § 42e EStG. Daraufhin wird geprüft, ob deine Leistungen steuerpflichtig oder nicht.

Bitte lesen Sie zu dem Inhalt auch unsere Rechtshinweise.