So geht's richtig Ver­wal­tungs­bei­rat bei Wohn­ei­gen­tum: Seine Aufgaben

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft kann auf Wunsch einen Verwaltungsbeirat einsetzen. Seine Aufgaben sind vielfältig und können von der Rechnungsprüfung bis hin zur Vermittlung bei Konflikten reichen. Neben den im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelten festen Aufgaben kann der Verwaltungsbeirat eine Reihe von weiteren Tätigkeiten für die Eigentümergemeinschaft übernehmen.

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Wird der Verwaltungsbeirat eingesetzt, dann wirkt er als drittes Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft neben der Verwaltung und der Eigentümerversammlung.

Was ist der Ver­wal­tungs­bei­rat? Die Rege­lun­gen im WEG

Die Zusammensetzung und die Funktion des Verwaltungsbeirats sind in § 29 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt. Die Einberufung eines solchen Beirats ist freiwillig, sofern es innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft keine anderslautende Vereinbarung gibt. Wenn sich die Eigentümer untereinander nicht einig sind, ob sie einen Verwaltungsbeirat berufen möchten, entscheidet die Stimmenmehrheit. Der Beirat kann für einen bestimmten, vorher festgelegten Zeitraum oder auch unbefristet eingesetzt werden. Ist er unbefristet eingesetzt, dann kann er durch Mehrheitsbeschluss jederzeit wieder abberufen werden.

Der Verwaltungsbeirat besteht gemäß § 29 Absatz 1 WEG aus drei Mitgliedern der Wohnungseigentümergemeinschaft, einem Vorsitzenden und zwei Beisitzern. Der Beirat muss nicht regelmäßig tagen, sondern kann nach Bedarf einberufen werden.

Aufgaben des Ver­wal­tungs­bei­rats laut WEG

In § 29 Absatz 2 und 3 WEG finden sich Bestimmungen zu den zentralen Aufgaben des Verwaltungsbeirats. Dazu gehört die Prüfung von Rechnungen und Abrechnungen, des Wirtschaftsplans und etwaiger Kostenvoranschläge, bevor diese von der Eigentümerversammlung beraten und beschlossen werden. Der Verwaltungsbeirat muss zudem vor der Abstimmung eine Stellungnahme abgeben.

Außerdem legt das WEG folgende Aufgaben fest:

• Der Beirat unter­stützt den Verwalter bei seiner Tätigkeit.
• Er darf darüber hinaus die Eigen­tü­mer­ver­samm­lung ein­be­ru­fen. Aller­dings nur, wenn kein Verwalter vorhanden ist oder dieser seiner ent­spre­chen­den Pflicht nicht nachkommt.
• Der Vor­sit­zen­de des Ver­wal­tungs­bei­rats muss gemäß § 24 Absatz 6 WEG das Protokoll der Eigen­tü­mer­ver­samm­lung mit unterzeichnen.

Mögliche zusätz­li­che Aufgaben des Beirats

Die Eigentümer dürfen dem Verwaltungsbeirat außerdem per Beschluss oder per Gemeinschaftsordnung zusätzliche Aufgaben erteilen und damit seine Befugnisse erweitern, sofern dies mehrheitlich gewünscht ist.

Beispiele für zusätzliche Tätigkeiten sind:

• Aus­ar­bei­tung, Abschluss und Kündigung des Ver­wal­ter­ver­trags
• Über­wa­chung des Verwalters
• Aus­ar­bei­tung einer Haus­ord­nung
• Erteilen von Hand­werks­auf­trä­gen für das Gemein­schafts­ei­gen­tum (jedoch nur in Abstim­mung mit der Verwaltung)
• Abnahme von Bau- und Hand­werks­leis­tun­gen am Gemein­schafts­ei­gen­tum – etwa am Trep­pen­haus oder an der Hausfassade

Diese und andere zusätzliche Aufgaben dürfen dem Verwaltungsbeirat nur erteilt werden, wenn dieser ausdrücklich zustimmt.

Der Ver­wal­tungs­bei­rat als Ver­mitt­ler bei Konflikten

Eine wichtige Rolle kann der Verwaltungsbeirat bei der Streitschlichtung spielen: Bei Meinungsverschiedenheiten zwischen Verwaltung und Eigentümern oder zwischen einzelnen Eigentümern kann er vermitteln.

Um allen Beteiligten den Aufwand eines Rechtsstreits zu ersparen, kann die Eigentümergemeinschaft daher beschließen, dass bei Konflikten immer zunächst der Verwaltungsbeirat einen Schlichtungsversuch unternehmen muss, bevor der Streit vor Gericht geht. Besonders in größeren Wohnanlagen mit vielen verschiedenen Eigentümern ist eine solche Vereinbarung oft sehr sinnvoll.

Ver­wal­tungs­bei­rat: Welche Aufgaben er nicht wahr­neh­men darf

Die Aufgaben, die dem Verwaltungsbeirat zusätzlich erteilt werden, dürfen nicht in die Kernkompetenzen von Verwaltung oder Eigentümerversammlung eingreifen. So können die drei Beiratsmitglieder zum Beispiel nicht ohne Rücksprache mit der übrigen Eigentümergemeinschaft entscheiden, ob ein neuer Verwalter bestellt oder der derzeitige Verwalter abberufen wird.

Auch über künftige Instandhaltungsmaßnahmen und die Vergabe von Aufträgen an bestimmte Handwerksfirmen darf der Beirat nicht im Alleingang entscheiden. Ebenso gehört die Entlastung des Verwalters und die Genehmigung der Jahresabrechnung nicht zu seinen Aufgaben. Beides fällt in die Zuständigkeit der Eigentümerversammlung.

Wichtig zu wissen ist auch: Der Verwaltungsbeirat hat keine Weisungsbefugnis gegenüber dem Verwalter oder der Eigentümerversammlung.

Mitglied im Ver­wal­tungs­bei­rat: Darauf musst du achten

Als Mitglied im Verwaltungsbeirat deiner Wohnungseigentümergemeinschaft bist du ehrenamtlich tätig, erhältst also in der Regel keine Vergütung. Trotzdem fallen bei der Erledigung der Aufgaben Kosten an – zum Beispiel für Fahrten, Briefporto oder Kopien. Diese musst du in der Regel nicht aus eigener Tasche zahlen, sondern kannst sie dir von der Wohnungseigentümergemeinschaft erstatten lassen – entweder durch einen Pauschalbetrag oder durch Nachweis der einzelnen Kosten.

Wichtig ist es als Mitglied im Verwaltungsbeirat auch, sich über Haftungsfragen im Klaren zu sein. Gemäß § 421 BGB haftet bei schuldhaften Verhalten und dadurch verursachten Schäden jedes einzelne Beiratsmitglied als Gesamtschuldner – etwa, wenn er oder sie bei der Abnahme von Handwerkerleistungen fahrlässig handelt. Um die Beiratsmitglieder vor hohen Regressansprüchen zu schützen, sollte sich die Wohnungseigentümergemeinschaft um entsprechenden Versicherungsschutz kümmern. Möglich ist es auch, einen Haftungsausschluss bei leichter Fahrlässigkeit zu beschließen sowie den Verwaltungsbeirat jährlich per Beschluss zu entlasten.

Bitte lesen Sie zu dem Inhalt auch unsere Rechtshinweise.